De la boite de réception à la soumission : la transformation numérique d'AssurArt
Comment un courtier d'assurance montréalais a automatisé ses processus manuels les plus lourds grâce à l'IA générative.
AssurArt, courtier d'assurance boutique basé à Montréal et spécialisé dans les secteurs des arts, de la technologie et de l'environnement, a entrepris avec Mondrian une transformation numérique en deux temps, ancrée dans une logique de valeur client claire. D'abord Hilma, pour réduire la friction à l'acquisition : automatiser le parcours du prospect, de la demande de soumission jusqu'à la livraison des documents. Ensuite Libero, pour renforcer la gestion de ces clients dans la durée : automatiser le triage, la classification et l'archivage des courriels dans leur CRM. Deux solutions distinctes, deux moments critiques du cycle client couverts. Le ROI estimé par AssurArt sur Libero dépasse 300 %, avec plus de 1 000 demandes de soumissions traitées automatiquement via Hilma.
Un courtier de niche qui a choisi de se transformer de l'intérieur.
Courtage d'assurance — arts, technologie, environnement, sciences de la vie
Boutique, ~10-25 employés
Canada
AssurArt n'est pas un courtier d'assurance ordinaire. Spécialisée dans des secteurs exigeants et souvent sous-desservis comme les arts et la culture, l'économie sociale, les technologies de l'information et les sciences de la vie, l'entreprise s'est bâti une réputation solide grâce à un service personnalisé et une expertise sectorielle rare. Pour maintenir cet avantage, AssurArt a identifié deux moments critiques dans son cycle client : l'acquisition, où la friction du processus de soumission pouvait faire perdre des prospects, et la gestion au quotidien, où le volume de courriels consommait un temps précieux que les courtiers auraient mieux investi dans le conseil. C'est sur ces deux leviers, proches de la valeur client, que s'est construite la stratégie de transformation.
Deux frictions, deux freins : à l'acquisition et à la gestion des clients.
Le cycle client d'AssurArt se joue sur deux fronts distincts. En amont, convaincre un prospect : un processus de soumission trop long ou trop complexe suffisait à le perdre. En aval, fidéliser le client acquis : chaque courriel entrant devait être lu, résumé, classifié et archivé manuellement dans leur CRM Applied Epic, une charge quotidienne qui grignotait le temps disponible pour le vrai travail de conseil. Ces deux frictions, à l'acquisition et à la gestion, plafonnaient à la fois la croissance et la qualité du service.
Le triage manuel des courriels représentait jusqu'à 50 interactions par courtier par jour à traiter individuellement. Le risque d'erreur, de mauvaise classification ou d'oubli était constant, et la moindre absence se transformait en accumulation ingérable. Du côté des soumissions, chaque demande nécessitait plusieurs étapes manuelles entre le formulaire client, le CRM et les plateformes de tarification, ralentissant le temps de réponse et limitant la capacité de croissance de l'équipe.
Trois contraintes spécifiques rendaient la situation complexe à résoudre. Premièrement, Applied Epic, le logiciel de courtage dominant sur le marché, offrait des capacités d'intégration API limitées, forçant des approches créatives plutôt qu'une simple connexion directe. Deuxièmement, les flux de travail d'AssurArt étaient hautement spécifiques à leur secteur de niche, rendant les solutions génériques du marché inadaptées. Troisièmement, l'environnement IA évoluait si rapidement que tout investissement dans une solution trop rigide risquait d'être obsolète avant même d'être déployé.
Hilma d'abord pour acquérir, Libero ensuite pour fidéliser : une logique qui suit le cycle client.
La logique de déploiement a suivi le cycle client : d'abord réduire la friction à l'entrée, ensuite optimiser la gestion dans la durée. Hilma a été conçu en premier pour adresser l'acquisition. Les prospects remplissent un formulaire court sur le site web d'AssurArt, disponible en français et en anglais pour 11 types de couvertures. En quelques secondes, Hilma crée automatiquement le prospect dans Epic, génère un lien pré-rempli vers le formulaire long correspondant, produit les soumissions auprès des assureurs partenaires et envoie les documents PDF récapitulatifs au client et à l'équipe de ventes. Une fois le client acquis, Libero prend le relais pour la gestion au quotidien. Ce moteur de traitement des courriels fonctionne en arrière-plan : à chaque minute, il récupère les courriels entrants, les analyse grâce à un modèle de langage, en extrait un résumé structuré, identifie le client correspondant dans Applied Epic et archive automatiquement l'interaction dans le bon dossier avec le bon libellé. Les courtiers reprennent la main là où la valeur est réelle : le conseil, la relation, l'expertise.
La collaboration avec AssurArt a été structurée autour d'une approche itérative et pragmatique. Plutôt que d'attendre une solution parfaite, Mondrian et AssurArt ont choisi de livrer rapidement, d'apprendre en production et d'étendre progressivement les capacités du système. L'expertise sectorielle de l'équipe d'AssurArt, leur connaissance fine des flux de travail, des exigences réglementaires et des spécificités de leurs clients, a été déterminante pour construire des solutions réellement adaptées à leur réalité.
| Composante | Rôle dans la solution |
|---|---|
| LLM (OpenAI / Anthropic) | Analyse, résumé et classification des courriels entrants dans Libero |
| FastAPI + Google Cloud Platform | Infrastructure backend de Hilma, scalable et déployée en continu |
| Applied Epic API | Synchronisation avec le CRM de courtage pour la création de prospects et l'archivage des activités |
| Insly + Microsoft Graph | Tarification automatisée des soumissions et accès aux boites courriel Outlook |
Un ROI mesuré, une relation qui dure.
| Indicateur | Résultat obtenu | Impact business |
|---|---|---|
| ROI sur Libero | +300% estimé par AssurArt | Récupération complète de l'investissement dès la première année d'exploitation |
| Demandes de soumissions traitées | +1 000 via Hilma | Capacité de traitement accrue sans ajout de ressources humaines |
| Courriels traités par Libero | ~50 / courtier / jour sans intervention | Élimination du triage quotidien et récupération de temps pour le conseil client |
| Durée du partenariat | 2 ans de collaboration continue | Preuve d'une relation de confiance et d'une valeur durable, au-delà d'un projet ponctuel |
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